Include är ett nätverk vars verksamhet styrs av medlemslärosätena med utgångspunkt i nätverkets övergripande syfte om att arbeta för breddad rekrytering och breddat deltagande inom högre utbildning. Nätverkets verksamhet, dess organisering och medlemsvillkor finns nedtecknade i Includes grunddokument. Nedan redogörs för de mer centrala delarna av hur Include organiseras och vad medlemskap innebär.

Organisation och ledning
  • Include leds av en styrelse samt administreras av en koordinator. Styrelsen utser koordinator.
  • Koordinators samordnande funktion beräknas uppgå till ca 20 % av en heltid och görs inom en anställning på ett medlemslärosäte. Medlemslärosätena delar på kostnaderna för koordinatorn via sina medlemsavgifter.
  • Styrelsen utses genom medlemsval. Sveriges Förenade Studentkårer (SFS) utser två studentrepresentanter.
  • Styrelsen ska bestå av minst sju och max elva ledamöter, varav två studentrepresentanter från SFS. Ledamöterna väljs för en mandatperiod om två år. Max två från samma lärosäte kan väljas som ledamot samtidigt. För att styrelsen ska ha beslutsmässighet krävs minst fem ledamöter inklusive ordförande eller vice ordförande.
  • Val förrättas vartannat år vid Include-konferensen vilken normalt anordnas med ett och ett halvt års intervall, varvid överlappande mandatperioder för styrelsens ledamöter eftersträvas. Fyllnadsval kan ske och förrättas av styrelsen.
  • Sittande styrelse utser valberedning som har i uppdrag att föreslå kandidater. Valberedningen har att beakta god spridning avseende kön, befattning/arbetsuppgifter samt geografisk hemvist.
  • Valbar till styrelsen är den som är anställd vid ett medlemslärosäte.
  • Styrelsen ansvarar för genomförandet av valet
  • Styrelsen väljer inom sig en ordförande och en vice ordförande. Ordföranden och vice ordförande ska väljas för två år i taget.
  • Styrelseuppdraget arvoderas inte.
Styrelsens ledamöter
  • Styrelsens ledamöter förväntas delta vid styrelsens sammanträden, cirka tre möten per termin. Ledamöterna förväntas ta aktiv del i de arbetsuppgifter som styrelsen fattar beslut om. Kostnader för resor och uppehälle i samband med styrelsemöten bekostas av Include.
Avgift
  • Det lärosäte som koordinerar arbetet fakturerar senast den 31 januari varje år respektive medlemslärosäte avseende det belopp som styrelsen beslutar ska utgå.
  • I avgiften ska ingå:
    • Möjlighet till subventionerad deltagaravgift för lärosätets anställda vid deltagande i Includekonferensen.
    • Fritt deltagande för en till två nätverksträffar per år för upp till 15 personer per medlemslärosäte.
    • Koordinators samordnande arbete av nätverkets verksamhet
    • Nyhetsbrev som skickas ut flera gånger per termin till alla lärosätens kontaktpersoner.
    • Hemsidan som uppdateras regelbundet med nyheter och konferenser inom Includes verksamhetsområde.
    • Vid ekonomiskt utrymme kan överskott av medlemsavgifter återgå till medlemmar i form av stöd till exempelvis forsknings-/utvecklingsprojekt, resebidrag m.m. Utlysning av dessa medel sker vid Include-konferensen.
    • SFS utser (tio) studenter som kan delta gratis vid Include-konferensen
Nya medlemmar
  • Alla svenska lärosäten har rätt att bli medlem i nätverket Include.
Redovisning
  • Det lärosäte där koordinatorn arbetar ska senast i februari varje år lämna en ekonomisk redovisning av nätverkets verksamhet till styrelsen för Include.
Utträde
  • Respektive lärosäte har att självständigt avgöra om de önskar träda ur nätverket tre månader innan årsskiftet. Detta anmäls till Includes koordinator via e-post till admin@include.nu.
  • Vid utträde ur nätverket efter det att medlemsavgiften för innevarande år erlagts kommer beloppet inte att betalas tillbaka.